Instytucja zewnętrznego doradcy rady nadzorczej – rewolucja w funkcjonowaniu rad nadzorczych?

Wzmocnienie rad nadzorczych to jedno z głównych założeń projektowanych reform prawa spółek handlowych. Jednym z kluczowych rozwiązań w ramach pakietu zmian zapowiadanych dla rad nadzorczych jest wyposażenie organu nadzorczego każdej spółki kapitałowej w samodzielne (tj. bez udziału zarządu) prawo wyboru doradcy rady nadzorczej. Nowe stanowisko doradcy rady nadzorczej miałoby zostać powierzone konkretnemu podmiotowi zewnętrznemu, posiadającemu wiedzę fachową i kwalifikacje umożliwiające zbadanie określonych zagadnień […]

Wzmocnienie rad nadzorczych to jedno z głównych założeń projektowanych reform prawa spółek handlowych. Jednym z kluczowych rozwiązań w ramach pakietu zmian zapowiadanych dla rad nadzorczych jest wyposażenie organu nadzorczego każdej spółki kapitałowej w samodzielne (tj. bez udziału zarządu) prawo wyboru doradcy rady nadzorczej.

Nowe stanowisko doradcy rady nadzorczej miałoby zostać powierzone konkretnemu podmiotowi zewnętrznemu, posiadającemu wiedzę fachową i kwalifikacje umożliwiające zbadanie określonych zagadnień dotyczących spółki, w tym jej majątku (projektowany art. 2192, art. 30071a oraz art. 3821 k.s.h.).

Instrument w postaci doradcy rady nadzorczej zdecydowano się wprowadzić w odniesieniu do każdego rodzaju spółki kapitałowej. Doradca rady nadzorczej ma mieć zagwarantowany niemalże nieograniczony dostęp do dokumentów i informacji o spółce, stanowiących podstawę badania, w tym do informacji znajdujących się w posiadaniu kontrahentów spółki (również banków i doradców prawnych). Działania podejmowane przez doradców rad nadzorczych miałyby odbywać się na koszt spółki.

Projekt nowelizacji kodeksu spółek handlowych opracowany przez Komisję ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego przy Ministerstwie Aktywów Państwowych zakłada m.in. wzmocnienie pozycji rad nadzorczych. Zgodnie z przyjętymi założeniami nowelizacji – rada nadzorcza powinna być równoprawnym partnerem zarządu, mającym dostęp do informacji na temat spółki, jak i dysponującym realnymi instrumentami nadzoru korporacyjnego.

Przyjęty kierunek zmian zapowiada reformę faktycznej roli organu nadzoru i wyposażenie rad nadzorczych
w dodatkowe narzędzia oraz mechanizmy kontrolne.

Instrumentami, które mają pozytywnie wpłynąć na  efektywności rad nadzorczych spółek kapitałowych mają być m.in. szerszy dostęp rad nadzorczych do informacji, prawo rad nadzorczych do żądania sporządzenia lub przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, wymóg uzyskania zgody rad nadzorczych na zawarcie transakcji o znaczącej wartości, obowiązek zachowania przez członków rady nadzorczej lojalności względem spółki, wprowadzenie zasady biznesowej oceny sytuacji.

Pozycja rad nadzorczych zostanie istotnie wzmocniona także poprzez wprowadzenie nowej instytucji – doradcy rady nadzorczej.

Projektowana regulacja zakłada wyposażenie organu nadzorczego każdej spółki kapitałowej w uprawnienie do samodzielnego (tj. z pominięciem zarządu) wyboru konkretnego podmiotu zewnętrznego, posiadającego wiedzę fachową i kwalifikację, celem zbadania określonych zagadnień dotyczących spółki, w tym jej majątku (projektowany art. 2192, art. 30071a oraz art. 3821 k.s.h.).

Rada nadzorcza będzie mogła zatem podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonego zagadnienia dotyczącego działalności spółki lub jej stanu majątkowego, przez wybranego doradcę rady nadzorczej – oczywiście o ile umowa spółki przewidywać będzie takie rozwiązanie. 

W projekcie przewidziano, że doradcą rady nadzorczej może być wyłącznie podmiot:

  • posiadający wiedzę fachową i kwalifikacje niezbędne do zbadania sprawy określonej przez radę nadzorczą;
  • który zapewnia sporządzenie rzetelnego i obiektywnego sprawozdania z badania;
  • także osoba prawna, jednak pod warunkiem, że osoby fizyczne odpowiedzialne za badanie
    i sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego badania w imieniu doradcy rady nadzorczej spełniają wymogi, o których mowa powyżej.

W projekcie nowelizacji zakłada się także, że podmiotem zewnętrznym, z zastrzeżeniem wskazanych powyżej wymogów, mogą być również wyspecjalizowane komórki działające w strukturze wspólnika czy akcjonariusza. W wypadku spółek z udziałem Skarbu Państwa, podmiotem tym mogłyby być również komórki ministerstwa sprawującego nadzór właścicielski czy wyspecjalizowane agencje.

Doradca rady nadzorczej będzie uprawniony do uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia badania od kontrahentów spółki, w tym od banków i jej doradców prawnych – z upoważnienia zarządu.

Poza uprawnieniem rad nadzorczych w zakresie wyboru zewnętrznego podmiotu mającego przeprowadzić właściwe badanie, rady nadzorcze będą mogły określać przedmiot oraz wszelkie istotne ramy mających się odbyć prac analitycznych. Doradcy rad nadzorczych wykonywać będą badania na zlecenie spółki oraz na jej koszt, zgodnie z określonym przez radę nadzorczą przedmiotem.

W konsekwencji powyższego wspólnicy oraz akcjonariusze powinni rozstrzygnąć na poziomie odpowiednio umowy spółki oraz statutu, czy zamierzają dozwolić na korzystanie przez radę nadzorczą z opisywanej kompetencji swobodnie, czy też uprawnienie to chcą ograniczyć albo nawet wyłączyć. Przykładowo ograniczenie takie może polegać na określeniu maksymalnego łącznego wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, które spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego czy też na uregulowaniu dodatkowej kontroli wydatkowania środków spółki w tym obszarze.

W ramach wdrażania przez spółki kapitałowe projektowanej instytucji istotne będzie również należyte zabezpieczenie interesu spółek przed zagrożeniem ujawnienia (przez doradców i osoby fizyczne wykonujące w ich imieniu lub na ich rzecz czynności związane z badaniem) informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione – w szczególności zachowanie w tajemnicy wszystkich niemających publicznego charakteru informacji i dokumentów. Doradca rady nadzorczej uzyska bowiem praktycznie nieograniczony dostęp do wrażliwych danych spółki.

Istota instytucji doradcy rady nadzorczej ma być tożsama w odniesieniu do każdego rodzaju spółki kapitałowej, przy czym zakres normowania odpowiednich przepisów na płaszczyźnie k.s.h. „uzgodniony  z systemowym sposobem organizacji właściwych spółek”. Oznacza to, że przykładowo w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej przewidziano odpowiednie zastosowanie procedury zmierzającej do wyboru doradcy rady nadzorczej, przy okazji przeprowadzania przez radę nadzorczą postępowania kwalifikacyjnego zmierzającego do powołania członków zarządu.

Przyznanie radzie nadzorczej samodzielnego uprawnienia (z pominięciem zarządu) do powołania doradcy rady nadzorczej jest niezwykle istotnym novum. O tym czy proponowane zmiany umocnią radę nadzorczą i umożliwią realizację celów założonych w projekcie nowelizacji przekonamy się po wdrożeniu proponowanych rozwiązań.

Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami projekt największej jak dotąd reformy kodeksu spółek handlowych powinien trafić do Sejmu jeszcze w pierwszej połowie 2021 roku. Nowe przepisy mają obowiązywać już po trzech miesiącach od publikacji.

 Autor: Marcin Nowakowski – adwokat