Elektronizacja postępowania przed KRS – czy od 1 lipca 2021 roku nie złożymy już tradycyjnego wniosku do KRS?

Rewolucja cyfrowa w zakresie postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym po raz kolejny została odroczona. W dniu 15 stycznia 2021 roku do Sejmu został skierowany rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta między innymi ponownie przesuwa termin wejścia w życie przepisów dotyczących wprowadzenia nowego systemu teleinformatycznego e-KRS – tym razem do 1 lipca 2021 r. […]

Rewolucja cyfrowa w zakresie postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym po raz kolejny została odroczona. W dniu 15 stycznia 2021 roku do Sejmu został skierowany rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta między innymi ponownie przesuwa termin wejścia w życie przepisów dotyczących wprowadzenia nowego systemu teleinformatycznego e-KRS – tym razem do 1 lipca 2021 r.

Zmiany miały realnie usprawnić procesy rejestrowe poprzez pełną informatyzację systemu KRS i w konsekwencji ułatwić prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcom. Tymczasem w praktyce może się okazać, że ze żmudnym wypełnianiem formularzy i sformalizowaną procedurą jaka obowiązuje przy składaniu wniosków do KRS nie pożegnamy się także w lipcu 2021 r. Wiele wskazuje bowiem, że może to nie być ostateczne przesunięcie terminu wdrożenia eKRS.

Digitalizacja postępowania rejestrowego rozpoczęła się 26 stycznia 2018 r., kiedy to Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r., poz. 398).

Ustawa nowelizująca miała odformalizować procedurę obowiązującą przy składaniu wniosków do KRS opartą na urzędowych, papierowych formularzach. W pierwszej kolejności zmianie uległy zasady składania sprawozdań finansowych do KRS. Od 1 października 2018 r. określone w nowelizacji podmioty składają do KRS sprawozdania finansowe wyłącznie drogą elektroniczną (poprzez system RDF). Proces ten jest zautomatyzowany i nie wymaga udziału sądu rejestrowego oraz orzeczników. Ustawa jeszcze w 2018 roku wprowadziła również Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym przechowywane są wypisy i wyciągi aktów notarialnych.

Ostatnia pula przepisów ustawy z dnia 26 kwietnia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398) – obejmująca pełną digitalizację postępowania rejestrowego – miała wejść w życie już z początkiem marca 2020 r. Kolejne zapowiedzi przewidywały wdrożenie systemu eKRS od 1 marca 2021 r. Aktualnie wskazuje się jednak datę 1 lipca 2021 jako możliwą datę prowadzenia postępowań rejestrowych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wdrażanego w ramach projektu eKRS – choć i ta data wdrożenia zmian jest niepewna.

Projektując rozwiązania normatywne wprowadzające do polskiego porządku prawnego system eKRS ustawodawca najwyraźniej nie przewidział jak bardzo skomplikowanym i czasochłonnym jest proces wdrożenia tego systemu. Potrzeba więcej czasu na jego pełne zintegrowanie i uruchomienie. Jednak aktualne braki w przygotowaniu odpowiedniego systemu komputerowego, braki w zapleczu technicznym niezbędnym do prowadzenia akt rejestrowych w systemie elektronicznym, brak harmonogramu wdrażania nowego eKRS, niedostosowanie eKRS do technologii blockchain, która ma być ona wykorzystywana przy rejestracji prostej spółki akcyjnej – sugerują, iż termin 1 lipca 2021 roku może nie być ostatecznym przesunięciem terminu zmian ustawowych.

Należy jednak mieć na uwadze, że zapowiadane zmiany rzeczywiście są daleko idące i poniekąd „rewolucyjne”.

Kluczowe założenia elektronizacji postępowania przed KRS zakładają bowiem, iż:

  1. do korzystania z systemu eKRS potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanych ePUAP dla osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu bądź skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika;
  2. w dalszym ciągu oprócz trybu tradycyjnego wnioski będą składane również w trybie S24 czy do systemu RDF (dotyczącego obowiązków sprawozdawczych);
  3. czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie teleinformatycznym (art. 694 2ap.c. – Dz. U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.);
  4. wszelkie pisma w sprawie będą mogły być wnoszone także wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, z wyłączeniem środków zaskarżenia, do których rozpoznania właściwy jest Sąd Najwyższy;
  5. system eKRS niestety nie będzie korzystał z interfejsu programistycznego API (Application Programming Interface) pozwalającego na komunikowanie się aplikacji między sobą, na łączność systemów i baz danych między sobą, wykorzystując uniwersalne protokoły i pliki-nośniki danych – co oznacza, że dane do wniosków nadal będą musiały być wpisywane ręcznie (tyle że w wersji cyfrowej, a nie papierowej);
  6. sąd rejestrowy przy pierwszym doręczeniu w sprawie będzie pouczał o konieczności wnoszenia pism wyłącznie drogą elektroniczną i o tym, że pisma niewniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu;
  7. sama elektronizacja postępowania przed KRS nie będzie wymuszała, aby dokumenty, które mają być załączone do wniosku, były sporządzone w postaci elektronicznej – dalej mogą być składane w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach, przy czym jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:
    • odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo
    • elektroniczne kopie dokumentów – w takim jednak przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo trzeba będzie przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma (art. 694 4 22 i § 23 k.p.c.);
  8. zmodyfikowana będzie także procedura załączania dokumentów sporządzanych przez notariusza – obecnie mogą być one przesłane do sądu drogą elektroniczną, jeżeli notariusz opatrzył je kwalifikowanym e-podpisem (reguła ta przestanie obowiązywać – przekazywanie dokumentów notarialnych zostanie zautomatyzowane i będzie następować pomiędzy notarialnym repozytorium – tj. Centralnym Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych) a systemem KRS);
  9. akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym – obecne akta rejestrowe prowadzone w postaci papierowej nie będą podlegały przetworzeniu na elektroniczną postać;
  10. podtrzymana zostanie zasada, że każdy ma prawo przeglądać akta rejestrowe – od wejścia w życie nowelizacji będą one udostępnione m.in. przez Internet (każdy będzie miał prawo przeglądania także zbioru dokumentów wytworzonych w postaci papierowej);
  11. podmioty podlegające wpisowi wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ będą mogły skorzystać z możliwości złożenia wniosku drogą elektroniczną, ale nie będą miały takiego obowiązku (wnioski w dalszym ciągu będą mogły mieć postać papierową).

Zakres nowelizacji i tym samym prac nad elektronizacją postępowania przed KRS jest jak widać obszerny. Na zapowiadane zmiany, które z pewnością wpłyną pozytywnie na usprawnienie procedury rejestracji zmian danych wpisanych do KRS, musimy jeszcze niestety poczekać.

Pozostaje mieć nadzieję, że odroczony do 1 lipca 2021 r. termin wejścia w życie nowelizacji będzie terminem ostatecznym.

Autor: ©Sikov, ID: #214539423 — stock.adobe.com

 Autor: Marcin Nowakowski – adwokat