E-DORĘCZENIA – NOWE OBOWIĄZKI SPÓŁEK ORAZ PROFESJONALNYCH PEŁNOMOCNIKÓW W 2021 ROKU

1 lipca 2021 roku na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (UDE) wprowadzona została publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. e-Doręczenia). Nowy system doręczeń w komunikacji w sprawach urzędowych ma na celu dalsze rozwijanie komunikacji cyfrowej w obszarze usług publicznych. Jedną z pierwszych grup zobowiązanych do zastosowania nowej regulacji będą przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS oraz profesjonalni pełnomocnicy. Od dnia 1 października […]

1 lipca 2021 roku na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (UDE) wprowadzona została publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. e-Doręczenia). Nowy system doręczeń w komunikacji w sprawach urzędowych ma na celu dalsze rozwijanie komunikacji cyfrowej w obszarze usług publicznych.

Jedną z pierwszych grup zobowiązanych do zastosowania nowej regulacji będą przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS oraz profesjonalni pełnomocnicy. Od dnia 1 października 2021 r. podmioty te zobowiązane są do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych, który zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) prowadzonej przez ministra właściwego ds. informatyzacji.

Nowe regulacje wprowadzają zasadę pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed tradycyjną formą papierową. e-Doręczenia będą wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym
i cywilnym. Docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w formie elektronicznej.

Mimo wdrożenia usługi e-Doręczenia do 30 września 2029 r. równolegle będzie funkcjonowała platforma ePUAP. Do tego czasu na mocy art. 147 UDE przesłanie korespondencji przez ePUAP będzie równoważne w skutkach prawnych ze skorzystaniem z systemu e-Doręczeń. „Wygaszenie” systemu ePUAP nastąpi
po 30 września 2029 r.

UDE kompleksowo reguluje zasady komunikacji prowadzonej przez urzędy, przedsiębiorców i inne podmioty, elektronicznej wymiany korespondencji pomiędzy obywatelami i urzędami i jednocześnie wprowadza nowe obowiązki m.in. na podmioty wpisane do KRS oraz profesjonalnych pełnomocników.

Na skutek wprowadzanych zmian zasadą w komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami publicznymi z podmiotami niepublicznymi stanie się doręczenie elektroniczne korespondencji.

Jak będą funkcjonować e-Doręczenia?

Każdy podmiot, w tym przedsiębiorca, będzie miał jeden adres do kontaktu z administracją (adres doręczeń elektronicznych) oraz odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową. Korespondencja ma trafiać bezpośrednio do adresata, a na potwierdzenie tych czynności mają być wystawione dowody – odpowiednio wysłania i otrzymania korespondencji.

Przyjęte rozwiązania mają pozwalać także na rozdzielenie skrzynki e-doręczeniowej na potrzeby pracy zawodowej (związane z działalnością gospodarczą) od skrzynek prywatnych.

Komunikację elektroniczną będzie mogła zainicjować każda ze stron, tzn. nie tylko podmiot publiczny będzie mógł napisać do obywatela, ale również obywatel będzie mógł zainicjować sprawę w urzędzie.

Kto będzie mógł korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie mógł skorzystać każdy – zarówno obywatele, jak i przedsiębiorcy, którzy utworzą adres do doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych, a następnie go uaktywnią na zasadach przewidzianych w UDE.

Usługa doręczenia elektronicznego co do zasady będzie usługą dobrowolną. Niektóre podmioty będą miały jednak ustawowy obowiązek posiadania takiego adresu do doręczeń.

Obowiązek stosowania e-Doręczeń, mają podmioty publiczne, a wymóg ten będzie ciążyć również na:

  1. adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, doradcach restrukturyzacyjnych, rzecznika patentowych, notariuszach, radcach Prokuratorii Generalnej,
  2. przedsiębiorcach wpisanych do rejestru przedsiębiorców (zatem spółkach jawnych, spółkach partnerskich, spółkach komandytowych, spółkach komandytowo-akcyjnych, spółkach z o.o., prostych spółkach akcyjnych oraz spółkach akcyjnych),
  3. przedsiębiorcach wpisanych do CEIDG.

Terminy utworzenia takiego adresu reguluje dla każdej z tych grup UDE – w przypadku podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS jest to 1 października 2021 r.

Jakie są kluczowe założenia e-Doręczeń?

  1. Usługa ma umożliwiać obywatelowi otrzymywanie korespondencji od organów państwowych elektronicznie bez konieczności wizyty w urzędzie pocztowym – doręczanie korespondencji odbywać się będzie na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do
  2. Adres do doręczeń elektronicznych ma działać na podobnych zasadach jak użytkowane na co dzień skrzynki e-mailowe.
  3. UDE wprowadza zasadę pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed tradycyjną formą papierową.
  4. Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych nastąpi na podstawie wniosku zainteresowanego podmiotu, a w przypadku podmiotów wnioskujących o wpis do KRS lub CEIDG (nowopowstających podmiotów) – automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji danych przekazanych przez taki podmiot w związku z wnioskiem o wpis do odpowiedniego rejestru.
  5. Sam wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych będzie oznaczać, że jego właściciel żąda, aby podmioty publiczne doręczały mu korespondencję w formie e-Doręczeń.
  6. Jeżeli tylko podmiot niepubliczny będzie posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany
    do bazy adresów elektronicznych, to podmioty publiczne będą mieć obowiązek doręczania mu korespondencji w ramach e-Doręczeń.
  7. W ramach bazy adresów elektronicznych podmioty publiczne będą mogły wyszukiwać adresy do doręczeń elektronicznych dowolnego podmiotu, a podmioty niepubliczne będą miały dostęp tylko do adresów podmiotów publicznych.
  8. W sytuacji, w której adresat nie będzie posiadać adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE, zasadą będą hybrydowe e-Doręczenia – podmiot publiczny będzie wysyłał korespondencję
    w formie elektronicznej, ale jej odbiorca otrzyma ją w postaci papierowej (za jej przygotowanie
    w formie papierowej będzie odpowiadać wyznaczony operator pocztowy – do końca 2025 r. jest nim Poczta Polska S.A.).
  9. Podmioty posiadające wpis do rejestru przedsiębiorców KRS będą mieć swobodę wyboru pomiędzy państwowym operatorem a kwalifikowanym dostawcą usług rejestrowanego e-Doręczenia.
  10. Kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczyć będą prywatni dostawcy usług zaufania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r.
    o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2020 r., poz. 1173).
  11. Po utworzeniu BAE ma dojść do synchronizacji danych zawartych w bazie adresów elektronicznych
    z danymi zawartymi w CEIDG i KRS.
  12. Skrzynki do e-Doręczeń mają być odpowiednio zabezpieczone.

Jakie obowiązki (harmonogram działań) UDE nakłada na podmioty niepubliczne wpisane do rejestru KRS?

  1. Wybór operatora tj. wybór pomiędzy państwowym operatorem a kwalifikowanym dostawcą usług rejestrowanego e-Doręczenia.
  2. Wybór administratora skrzynki doręczeń, który będzie posiadał umocowanie do zarzadzania
    e-Doręczeniami oraz do przeprowadzenia aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych.
  3. Utworzenie specjalnego adresu elektronicznego poprzez złożenie wniosku do ministra właściwego do spraw informatyzacji lub do określonego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania o stworzenie takiego adresu.
  4. Aktywacja adresu do doręczeń – dokonuje jej administrator skrzynki.
  5. Wdrożenie w korzystanie z aplikacji e-Doręczenia.

Jak utworzyć adres do e-Doręczeń?

Specjalny adres elektroniczny można będzie utworzyć na 2 sposoby – stosownie do wynikającej z UDE swobody wyboru pomiędzy państwowym operatorem a kwalifikowanym dostawcą usług rejestrowanego
e-Doręczenia:

  1. Wniosek do ministra właściwego do spraw informatyzacji
  2. wniosek o utworzenie tego adresu jest składany z wykorzystaniem usługi online udostępnianej m.in. podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS przez ministra właściwego
    do spraw gospodarki;
  3. do wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dołącza się:
    – dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego,
    – pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony
  4. po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych minister właściwy ds. informatyzacji:
    – przyporządkowuje do tego adresu skrzynkę do doręczeń,
    – przesyła niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń,
    – wpisuje adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych po aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych
    – przesyła informację o wpisie na adres do doręczeń elektronicznych, którego dotyczy wpis
  5. zgłoszeniu podlega co do zasady tylko jeden adres do doręczeń elektronicznych – dzięki temu podmiot publiczny uzyska dostęp do pewnej informacji o adresie odbiorcy,
  6. adres elektroniczny będzie ujawniony w KRS – ponadto wszystkie adresy elektroniczne będą przechowywane w BAE prowadzonej przez ministra właściwego ds. informatyzacji.
  1. Wniosek do określonego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania o stworzenie takiego adresu

Aby utworzyć tzw. adres od dostawcy kwalifikowanego, to należy zwrócić się do określonego, wybranego kwalifikowanego dostawcy usług zaufania o stworzenie takiego adresu. Zgodnie z regulacjami UDE przedsiębiorcy mogą bez przeszkód wybrać czy chcą posługiwać się adresem do doręczeń elektronicznych:

  1. powiązanym z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem publicznym) dostarczanym przez dostawcę państwowego – który gwarantuje nieodpłatną realizację usługi e-Doręczenia do podmiotu publicznego;
  2. czy też adresem do doręczeń elektronicznych powiązanym z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. adresem od dostawcy kwalifikowanego) – komercyjni dostawcy tych usług.

Jakie dane powinien zawierać składany wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń?

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu niepublicznego niebędącego osobą fizyczną zawiera następujące dane:

  1. nazwę lub firmę, pod którą podmiot działa;
  2. numer identyfikacji REGON, jeżeli został nadany;
  3. numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
  4. numer KRS, jeżeli został nadany;
  5. oznaczenie formy prawnej;
  6. siedzibę i adres;
  7. adres do korespondencji;
  8. imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL, a jeżeli nie został nadany – niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji, o którym mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji 2015/1501.

Czy wniosek o utworzenie skrzynki do e-Doręczeń powinien być opatrzony podpisem? 

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu niepublicznego opatruje się:

  1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym
    – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną;
  2. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku
    – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną;
  3. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną i mający siedzibę w Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

W jaki sposób wyznaczyć administratora skrzynki e-Doręczeń?

Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS będą obowiązani do wyznaczenia specjalnej osoby
– administratora skrzynki e-Doręczeń. Jego rolą będzie przede wszystkim zarządzanie skrzynką doręczeń tj. wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzanie korespondencją oraz konfigurowanie skrzynki. Administrator skrzynki e-Doręczeń będzie również uprawniony do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych, z którym będzie powiązana dana skrzynka doręczeń (WAŻNA CZYNNOŚĆ – dopiero prawidłowo przeprowadzona aktywacja skutkuje wpisaniem adresu do bazy adresów elektronicznych).

Już w samym wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie trzeba wskazać dane administratora skrzynki e-Doręczeń. Każdy z podmiotów może utworzyć więcej niż jednego administratora skrzynki e-Doręczeń.

Czy korzystanie z nowego systemu teleinformatycznego e-Doręczenia będzie odpłatne?

Zgodnie z założeniami UDE e-Doręczenia w kontaktach z podmiotami publicznymi mają być dla podmiotów niepublicznych darmowe. Podobnie za samo korzystanie ze skrzynek doręczeń oraz zapewnienie pojemności tych skrzynek w wielkości gwarantowanej nie będzie trzeba wnosić żadnej dodatkowej opłaty.

Jednakże e-Doręczenia pomiędzy podmiotami niepublicznymi będą podlegać opłacie. Wysokość opłat za
e-Doręczenia oraz hybrydowe e-Doręczenia nie jest jeszcze znana – cennik będzie podlegać akceptacji Prezesa UKE (punktem odniesienia do wyznaczenia opłaty za usługę e-Doręczenia ma być koszt listu poleconego).

Czy e-Doręczenie zastąpi ePUAP?

Pomimo wdrożenia usługi e-Doręczenia do 30 września 2029 r. równolegle będzie funkcjonowała platforma ePUAP. Do tego czasu na mocy art. 147 UDE przesłanie korespondencji przez ePUAP będzie równoważne
w skutkach prawnych ze skorzystaniem z systemu e-Doręczeń.

„Wygaszenie” systemu ePUAP nastąpi po 30 września 2029 r.

Autor: Marcin Nowakowski – adwokat